불필요한 회의를 줄여 업무 생산성을 높이는 실천 방법

한국 직장인들은 하루 평균 2시간 이상을 회의에 소비한다는 조사 결과가 있습니다. 그런데 그 중 절반 이상이 비생산적인 회의라는 것이 더 큰 문제입니다. 회의실에 앉아 있는 시간이 늘어날수록 정작 중요한 업무를 처리할 시간은 줄어듭니다. 이 글에서는 불필요한 회의를 과감히 줄이고 진짜 필요한 회의만 효율적으로 진행하는 실천 방법을 소개합니다.

불필요한 회의를 줄여 업무 생산성을 높이는 실천 방법

회의 전 명확한 목적 설정하기

회의를 소집하기 전에 가장 먼저 물어야 할 질문은 이것입니다. 이 회의가 정말 필요한가? 많은 경우 회의는 습관적으로 열립니다. 매주 월요일 오전 정기회의, 프로젝트 시작 전 킥오프 미팅 등이 그 예입니다. 하지만 명확한 목적과 달성해야 할 결과물이 없다면 그 회의는 불필요합니다. 아마존의 창업자 제프 베조스는 회의 전에 반드시 6페이지 분량의 메모를 작성하도록 했습니다. 이 메모에는 회의의 목적, 논의할 안건, 기대되는 결과가 명확히 담겨야 했습니다. 회의 소집 전에 이메일이나 메신저로 해결할 수 있는 일인지, 문서 공유로 충분한지, 아니면 정말 대면 논의가 필요한지를 먼저 판단해야 합니다. 목적이 불명확한 회의는 시간 낭비의 시작입니다.

참석자 수를 최소화하라

회의 참석자가 많을수록 의견 조율이 어려워지고 결정은 늦어집니다. 제프 베조스의 유명한 투 피자 룰은 회의 참석자가 피자 두 판으로 배불리 먹을 수 있는 인원 수를 넘지 말아야 한다는 원칙입니다. 대략 여섯 명에서 여덟 명 정도입니다. 실제로 심리학 연구에 따르면 회의 참석자가 일곱 명을 넘어가면 한 명이 추가될 때마다 의사결정 효율성이 10퍼센트씩 떨어진다고 합니다. 많은 기업에서 관련 부서 사람들을 모두 참석시키는 경향이 있는데, 이는 비효율의 주범입니다. 회의 소집 시 의사결정권자와 직접 관련된 실무자만 참석시키고, 나머지는 회의록으로 공유하는 것이 훨씬 효율적입니다. 참석하지 않아도 되는 사람에게는 회의 불참의 자유를 주는 것도 중요합니다.

회의 시간을 30분 이내로 제한하기

대부분의 회의는 기본 1시간으로 잡힙니다. 하지만 실제로 30분이면 충분한 경우가 많습니다. 파킨슨의 법칙에 따르면 일은 주어진 시간만큼 늘어난다고 합니다. 회의도 마찬가지입니다. 1시간을 배정하면 1시간을 다 채우게 되고, 30분을 배정하면 30분 안에 끝납니다. 구글의 초기 경영진 회의는 대부분 15분에서 30분 사이였다고 합니다. 핵심만 빠르게 논의하고 결정하는 문화였죠. 회의 시간을 짧게 설정하면 참석자들이 더 집중하고 핵심에 집중하게 됩니다. 실천 방법으로는 회의 시작 전에 타이머를 설정하고, 안건별로 시간을 배분하여 진행하는 것이 효과적입니다. 30분 회의가 어렵다면 45분으로 설정하되, 절대 1시간을 넘기지 않는 원칙을 세우는 것도 좋습니다.

스탠딩 미팅으로 전환하라

앉아서 하는 회의는 자연스럽게 길어집니다. 편안한 의자에 앉으면 장황한 설명과 불필요한 잡담이 늘어나기 쉽습니다. 반면 서서 하는 스탠딩 미팅은 자연스럽게 회의 시간을 단축시킵니다. 실제 연구에 따르면 스탠딩 미팅은 앉아서 하는 회의보다 평균 34퍼센트 시간이 단축되면서도 의사결정의 질은 떨어지지 않았다고 합니다. 실리콘밸리의 많은 스타트업들이 일일 스탠드업 미팅을 진행하는 이유가 여기에 있습니다. 15분 동안 서서 각자 오늘 할 일, 어제 한 일, 현재 어려운 점을 공유하는 것만으로도 충분한 정보 공유가 가능합니다. 한국 기업 중에서도 삼성전자의 일부 부서에서 스탠딩 미팅을 도입하여 회의 시간을 절반으로 줄인 사례가 있습니다. 처음에는 불편할 수 있지만 익숙해지면 훨씬 효율적인 회의 문화를 만들 수 있습니다.

회의 없는 날을 지정하라

페이스북의 최고운영책임자였던 셰릴 샌드버그는 수요일을 회의 없는 날로 지정했습니다. 이날은 어떤 회의도 잡지 않고 오롯이 집중 업무에만 몰두하는 날입니다. 회의가 하루 종일 흩어져 있으면 업무 집중도가 떨어지고 생산성이 크게 감소합니다. 회의와 회의 사이의 자투리 시간에는 깊이 있는 작업을 하기 어렵기 때문입니다. 일주일에 하루 정도는 팀 전체가 회의 없는 날로 정하여 각자의 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하는 것이 중요합니다. 만약 회사 전체적으로 시행하기 어렵다면 개인적으로라도 특정 요일 오전이나 오후를 회의 없는 시간으로 캘린더에 블록해두는 것이 좋습니다. 이를 통해 방해받지 않고 중요한 프로젝트에 몰입할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

사전 자료를 미리 공유하고 검토하기

많은 회의가 비효율적인 이유는 회의 시간에 자료를 처음 보고 설명을 듣기 때문입니다. 회의 시간의 절반 이상이 자료 설명에 소비되는 경우가 많습니다. 이를 해결하기 위해서는 회의 전날까지 모든 자료를 공유하고 참석자들이 미리 검토하도록 해야 합니다. 아마존은 회의 시작 후 처음 20분 동안 모든 참석자가 조용히 자료를 읽는 시간을 갖습니다. 이후 논의를 시작하면 훨씬 깊이 있고 생산적인 대화가 가능합니다. 국내 기업 중에서는 카카오가 모든 회의 자료를 사내 협업 도구에 미리 올려두고 댓글로 의견을 나누는 문화를 정착시켰습니다. 회의 전에 이미 대부분의 의견이 공유되기 때문에 실제 회의는 최종 결정을 위한 짧은 시간만 필요합니다. 사전 자료 공유는 회의 시간을 절반 이상 줄일 수 있는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.

정기 회의를 재평가하고 폐지하라

매주 반복되는 정기 회의는 관성에 의해 계속되는 경우가 많습니다. 처음에는 필요해서 시작했지만 시간이 지나면서 형식적으로 변질되는 것입니다. 일론 머스크는 테슬라와 스페이스X에서 불필요한 정기 회의를 과감히 폐지한 것으로 유명합니다. 그는 직원들에게 회의가 더 이상 가치를 제공하지 않는다면 즉시 퇴장하라고 권장했습니다. 3개월에 한 번씩은 모든 정기 회의를 재평가하는 시간을 가져야 합니다. 이 회의가 아직도 필요한가, 참석자는 적절한가, 주기는 적당한가를 점검하는 것입니다. 필요없다면 과감히 폐지하고, 필요하다면 형식을 개선해야 합니다. 한 글로벌 컨설팅 회사는 모든 정기 회의에 만료일을 설정하여 그 기간이 지나면 자동으로 폐지되고 정말 필요한 경우에만 재승인받도록 하는 시스템을 도입했습니다.

비동기 커뮤니케이션을 활용하라

모든 소통이 실시간으로 이루어져야 하는 것은 아닙니다. 정보 공유나 단순 업데이트는 이메일, 협업 도구, 사내 게시판으로 충분합니다. 깃랩이라는 회사는 전 세계에 흩어진 직원들과 일하면서 대부분의 커뮤니케이션을 비동기로 처리합니다. 중요한 결정도 문서로 제안하고 댓글로 논의하며 투표로 결정합니다. 실시간 회의는 정말 긴급하거나 복잡한 문제를 논의할 때만 사용합니다. 슬랙이나 노션 같은 협업 도구를 적극 활용하면 회의 횟수를 크게 줄일 수 있습니다. 특히 보고를 위한 회의는 대부분 비동기 커뮤니케이션으로 대체 가능합니다. 주간 보고서를 문서로 작성하여 공유하고 질문이 있으면 댓글로 남기는 방식이 훨씬 효율적입니다. 이를 통해 각자의 업무 리듬을 방해받지 않으면서도 필요한 정보를 공유할 수 있습니다.

회의록을 작성하고 액션 아이템을 명확히 하라

회의가 끝난 후에도 결론이 무엇이었는지 불명확한 경우가 많습니다. 이는 회의록 부재 때문입니다. 모든 회의는 간단하게라도 회의록을 남겨야 합니다. 논의 내용, 결정 사항, 누가 무엇을 언제까지 할 것인지를 명확히 기록하는 것입니다. 구글은 모든 회의 후 24시간 내에 회의록을 공유하고 액션 아이템에 담당자와 마감일을 명시하도록 합니다. 이렇게 하면 후속 회의의 필요성이 줄어듭니다. 진행 상황은 이메일이나 협업 도구로 확인할 수 있기 때문입니다. 또한 회의록은 불참한 사람들에게도 공유되어 별도의 보고 회의 없이도 정보를 전파할 수 있습니다. 회의록 작성은 번거로울 수 있지만 장기적으로는 불필요한 회의를 크게 줄이는 효과적인 방법입니다.

회의 참석을 거절할 권리를 인정하라

많은 직장인들이 필요 없다고 생각하는 회의에도 눈치 때문에 참석합니다. 상사가 부르거나 초대받았다는 이유만으로 참석하는 것입니다. 건강한 조직 문화를 위해서는 직원들이 회의 참석을 정중하게 거절할 수 있어야 합니다. 샵파이의 CEO는 직원들에게 자신이 기여할 수 없거나 배울 것이 없는 회의에는 참석하지 말라고 공개적으로 이야기했습니다. 회의 초대를 받았을 때 의제를 확인하고 자신의 참석이 꼭 필요한지 판단한 후, 불필요하다면 회의 주최자에게 정중히 이유를 설명하고 불참 의사를 밝히는 것이 오히려 서로에게 도움이 됩니다. 이러한 문화가 정착되면 회의 주최자도 더 신중하게 참석자를 선정하게 되고 전반적인 회의 효율성이 높아집니다. 회의 참석은 의무가 아니라 선택이 되어야 합니다.

마치며: 회의 문화 개선은 작은 실천에서 시작됩니다

불필요한 회의를 줄이는 것은 단순히 시간을 절약하는 차원을 넘어 조직의 생산성과 직원 만족도를 높이는 중요한 과제입니다. 통계에 따르면 불필요한 회의로 인한 생산성 손실이 한국 기업에 연간 수조 원의 비용을 발생시킨다고 합니다. 하지만 회의 문화를 바꾸는 것은 하루아침에 이루어지지 않습니다. 조직 전체의 변화를 기다리기보다는 내가 주최하는 회의부터 바꿔나가는 것이 중요합니다. 오늘 소개한 방법 중 하나라도 실천해보세요. 회의 시간을 30분으로 제한하거나, 참석자를 줄이거나, 사전 자료를 미리 공유하는 것부터 시작할 수 있습니다. 작은 변화가 모여 결국 조직 전체의 문화를 바꾸게 됩니다. 불필요한 회의를 줄이고 진짜 중요한 일에 집중할 수 있는 업무 환경을 만들어가시기 바랍니다.

참고자료

• 한국생산성본부, 기업 회의 문화 실태조사 보고서
• 하버드 비즈니스 리뷰, 효율적인 회의 운영 연구
• 매킨지 앤 컴퍼니, 조직 생산성 향상 방안 연구
• 스탠퍼드 대학교, 회의 참석자 수와 의사결정 효율성 연구
• MIT 슬론 경영대학원, 회의 시간 관리 베스트 프랙티스
• 한국경영학회, 국내 기업 회의 문화 개선 사례집